Para mantener una información financiera confiable, es necesario registrar día a día las transacciones en los libros contables. Hoy en día, la mayoría de las empresas tienen este proceso automatizado, con la utilización de sistemas contables-administrativos.

El registro está basado en sistemas de doble-entrada, que data de la edad media. Según este, el valor de una entidad mercantil se puede describir en términos de cinco cuentas: activo, pasivo, capital, ingresos acumulados y egresos acumulados. Cada transacción financiera (que cambia el valor de la entidad) conlleva a al menos dos entradas, un débito en una cuenta y un crédito en otra. La suma de todos los débitos debe coincidir con la de todos los créditos – lo que a su vez permite revisar la existencia de errores. 

La contabilidad es manejada por los contadores o contables, profesionales que deben ser acreditados por los cuerpos profesionales de cada país para poder ejercer esta tarea. Estos cuerpos a su vez determinar una serie de principios generalmente aceptados, que cubren las reglas básicas que garantizan la fiabilidad de la información contable.

Diferencias y semejanzas entre la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa

Diferencias

 Las sintetiza en el siguiente cuadro:

	Usuarios externos	Usuarios internos
Informes	Cuentas anuales	Infomes internos
Tipos de información	Histórica	Histórica y previsional
Normas de elaboración	Normativa mercantil, entre la que destaca el Plan General de Contabilidad	No existen. La dirección marca sus propias normas
Principios y criterios contables	Los fijados en la normativa contable	Cualquier medida considerada útil, monetaria o no monetaria.
Periodicidad	Generalmente anual	Cuando sea necesario
Nivel de agregación	Información agregada de toda la empresa	Nivel de desagregación o detalle deseado
Denominación	Contabilidad financiera	Contabilidad administrativa

Semejanzas

Plantea las siguientes:

Las mismas consideraciones que hacen los PCGA para propósitos de contabilidad financiera, son comunes a los propósitos relevantes de la contabilidad gerencial. Por ejemplo, la administración no puede apoyarse en sistemas carentes de verificación, estimaciones subjetivas de utilidad, etc., lo cual obedece a la misma idea de que los conceptos de costos e ingresos estén basados en la objetividad.

La información operativa se usa tanto en la preparación de los estados financieros como en la contabilidad gerencial. 

Contabilidad como profesión áreas de especialización

El ejercicio profesional de la contabilidad se divide en tres categorías principales:

1. La contabilidad pública o independiente: Es un área en la cual los contadores prestan sus servicios mas para el publico en general que para una sola organización. En este campo, los servicios básicos que brindan el contador publico son la auditoria de estados financieros, elaboración de declaración de impuesto, ayudan en distintos problemas fiscales y asesoría en servicios administrativos.
2. Contabilidad privada o dependiente: Es un área en la cual los contadores prestan sus servicios a una solo organización. De esta forma, el contador es responsable de supervisar y asegurar la calidad de la información financiera, administrativa y fiscal que se genera en la entidad económica para la cual presta sus servicios, de desarrollar y proponer las políticas contables más adecuadas para la organización y de proporcionar a los funcionarios de la administración superior la información contable necesaria para la toma de decisiones. El contador, al trabajar en cualquiera de estas áreas, puede especializarse en contabilidad financiera, de costos, impuestos, análisis financiero, presupuestos, planeación elaboración de sistemas de contabilidad y auditoria. Sin embargo, en muchas organizaciones, tanto grandes como pequeñas, pueden ser necesario que el contador tenga amplios conocimientos de varias de estas especialidades.
3. Contabilidad de organizaciones no lucrativas: Es un área en la cual los contadores prestan sus servicios a organizaciones cuyo objetivo no es obtener lucro en sus actividades. Como ejemplo de estas organizaciones se tiene a las entidades gubernamentales tanto a nivel federal, estatal y municipal; hospitales, instituciones de enseñanza y otras más. EL contador que se ubica en este tipo de organizaciones realiza esencialmente todas las funciones de las otras dos áreas.